Arbetssökandes dataskyddsbeskrivning

EU:s dataskyddsförordning: artiklarna 12, 13 och 30
Datum för upprättande 25.5.2018
Uppdaterad 28.11.2023

Personuppgiftsansvarig

Kontaktperson, dataskyddsombud

Besvärsnämnden för olycksfallsärenden
FO-nummer: 0457895-0
adress: PB 10, 00581 Helsingfors
telefon: 09 228 5050
e-post: tl(at)tapaturmalautakunta.fi

Mari Valakari
adress: PB 10, 00581 Helsingfors
e-post: tl(at)tapaturmalautakunta.fi

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen

Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter är att behandla inkomna jobbansökningar, bedöma lämpligheten och hålla kontakt i anslutning till rekryteringsprocessen. Dessutom behandlar vi dina personuppgifter för att kunna behandla informationsbegäranden som rör dem.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är det samtycke som du har gett. Genom att skicka in en ansökan som gäller en ledig arbetsuppgift ger du ditt samtycke till att dina personuppgifter behandlas i enlighet med den här dataskyddsbeskrivningen.

Registrerade och personuppgifter

Dina personuppgifter hör till detta register, om du har sökt ett jobb som är ledigt vid besvärsnämnden för olycksfallsärenden.

Registret innehåller de uppgifter som du har skickat in till nämnden eller gett muntligen. I de flesta fallen har vi åtminstone följande personuppgifter som rör dig:
• namn
• adress
• telefonnummer och e-postadress
• uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet
• inlämnade bilagor, t.ex. ansökan och cv

Uppgiftskällor

Vi får dina personuppgifter muntligen eller skriftligen av dig. Dessutom kan vi få uppgifter av någon som rekommenderat dig och vars namn du har uppgett.

Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper

Vad beträffar verksamheter som nämnden har lagt ut på entreprenad behandlas dina personuppgifter av Microsoft, som tillhandahåller M365-tjänster.

Överföring av personuppgifter

Uppgifter som rör dig överförs inte till länder utanför EU eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.

Uppgifter överförs i regel inte till länder utanför EU eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
I fråga om uppgifter som behandlas inom Microsofts M365-tjänster kan uppgifter överföras till länder utanför EU eller utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Från och med 10.7.2023 överförs uppgifter på grundval av Europeiska kommissionens beslut om adekvat skyddsnivå (likvärdighetsbeslut). Efter att ha anslutit sig till ramverket för dataskydd mellan EU och USA har Microsoft förbundit sig till de avtalade skyddsåtgärderna.

Fram till 9.7.2023 var grunden för överföring de standardavtalsklausuler som infördes år 2021. Enligt 2023 års uppdatering av avtalet om uppgiftsbehandling följer Microsoft Europeiska ekonomiska samarbetsområdets dataskyddslagstiftning när det gäller insamling, användning, överföring, lagring och annan behandling av personuppgifter som härrör från Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. På all överföring av personuppgifter till ett tredjeland eller till en internationell organisation tillämpas de lämpliga skyddsåtgärder som beskrivs i artikel 46 i dataskyddsförordningen, och sådana överföringar och skyddsåtgärder dokumenteras i enlighet med artikel 30.2 i dataskyddsförordningen.

Skydd av registret

Dina personuppgifter behandlas endast av de personer vid nämnden som deltar i rekryteringsprocessen. De har tystnadsplikt.
Vi har garderat oss mot de risker som är förknippade med behandlingen av personuppgifter. Materialet i registret är skyddat genom tekniska och organisatoriska åtgärder, t.ex. på nedan nämnda sätt:
• behandlingsanvisningar
• skydd av utrustningen
• användaridentifiering samt tilldelning och kontroll av åtkomstbehörighet
• registrering av transaktionerna, dvs. logguppgifterna
• skydd av kanalerna för informationsöverföring
• passerkontroll

Lagringstid för personuppgifter

Vi bevarar jobbansökningarna i två år från det att den lediga posten fyllts. Informationsbegäranden bevarar vi i tio år från det att begäran inkommit. Förvaltningschefen svarar för uppgiftsraderingen.

Den registrerades rättigheter samt utövning av dem

Du kan utöva dina med dataskyddsförordningen förenliga rättigheter genom att skicka en skriftlig begäran till oss. Vi besvarar din begäran inom en månad från det att begäran har tagits emot. Rikta din begäran till förvaltningschefen och skicka den
• per e-post till adressen hakemukset(at)tapaturmalautakunta.fi eller
• per post till adressen Besvärsnämnden för olycksfallsärenden, PB 10, 00581 Helsingfors

Vi behöver kunna identifiera den person som utövar sina rättigheter. Därför ska du ange följande identifikationsuppgifter i din begäran:
• ditt namn
• uppgift om när du skickade in jobbansökan
• din postadress eller e-postadress

1. Rätt till insyn, dvs. rätt till tillgång
Du har rätt att få veta vilka uppgifter om dig som har registrerats i ett personregister. Du har rätt att be om en kopia av dina egna uppgifter.

2. Rätt till rättelse
Du har rätt att kräva att vi rättar inexakta och felaktiga personuppgifter som rör dig eller kompletterar ofullständiga personuppgifter. Du kan rätta uppgifter under den tid då din ansökan bevaras, dvs. i högst två år.

3. Rätt att återkalla samtycke och rätt till radering (”rätt att bli glömd”)
Du har rätt att när som helst återkalla ditt samtycke till behandlingen. Du kan återkalla samtycket genom att skicka en skriftlig anmälan om saken i enlighet med anvisningen här ovan.

Vi raderar dina personuppgifter, om du har återkallat ditt samtycke och om det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen. En sådan laglig grund kan vara t.ex. tiden för väckande av talan i samband med ett rättsligt anspråk. Raderingen av dina personuppgifter prövas därför från fall till fall.

Dessutom är vi skyldiga att radera dina personuppgifter i en situation där uppgifterna inte längre behövs för de syften för vilka de samlades in eller för vilka de i övrigt behandlades, eller om dina personuppgifter har behandlats i strid med lag.

4. Rätt till dataportabilitet
Du har rätt rätt till dataportabilitet, dvs. rätt att överföra uppgifterna från ett system till ett annat. Det betyder att du har rätt att få de till oss inlämnade personuppgifterna i en strukturerad, allmänt använd och maskinellt läsbar form och rätt att om du så önskar överföra uppgifterna i fråga till en annan personuppgiftsansvarig, om det är tekniskt möjligt.

5. Rätt till begränsning av behandlingen
Du har rätt att begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Det betyder att vi utöver att vi bevarar dina personuppgifter får behandla dem enbart med samtycke av dig, för att fastslå, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda en annan fysisk persons eller juridisk persons rättigheter, eller av orsaker som gäller ett viktigt allmänt intresse hos unionen eller en medlemsstat.

Vi begränsar behandlingen på basis av en skriftlig anmälan som du har gett in, om det inte finns någon sådan grund för att fortsätta behandlingen som väger tyngre än begränsningen. I begäran ska du ange på vilken grund du begär att behandlingen begränsas och, om möjligt, önskat slutdatum för begränsningen.

6. Rätt att göra invändning mot automatiserat beslutsfattande och mot profilering
Vi tillämpar inte automatiserat beslutsfattande och använder inte dina personuppgifter för vare sig profilering eller direktmarknadsföring.

7. Rätt att göra invändning mot behandlingen av uppgifter (”förbudsrätt”)
Eftersom behandlingen av dina personuppgifter grundar sig på samtycke har du inte rätt att göra invändning mot att de behandlas.

8. Rätt att lämna in klagomål till dataskyddsmyndigheten
Du har rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannens byrå, om du anser att vår behandling av personuppgifter som rör dig strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

Är tillhandahållandet av personuppgifter ett lagstadgat eller avtalsenligt krav eller ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal, är den registrerade skyldig att tillhandahålla personuppgifterna samt de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte lämnas

Deltagande i rekryteringsprocessen förutsätter att personuppgifter lämnas. Vi behöver kunna individualisera arbetssökandena och klarlägga deras lämplighet för arbetsuppgiften.

Uppdaterad 1.12.2023

Besvärsnämnden för olycksfallsärenden